こんにちは。東京都中央区日本橋茅場町の税理士 高橋輝雄(@teruozeimu)です。
よくお客様から聞かれる質問があります。
「税務関係の書類がかさばってしょうがないんだけど、どのぐらいの期間保存すれば良いの？」
結論から申しあげれば、法人税や所得税は提出してから7年間は保存義務があります。（一部は5年間です）
しかし、保存スペース（主に税理士側が）は、工夫すればその保管場所は減らすことができます。
申告書や元帳は必ずしも紙で保管しなくて良い
あなたの会社は決算のたび・個人は確定申告のたびに申告書と総勘定元帳を紙で保管していらっしゃいますか？
私のお客様の場合、申告書は銀行に提出したりすることがあるので紙で渡してもいますが、原則として総勘定元帳は紙ではお渡ししていません。
昔ながらの会計事務所で言えば、
「総勘定元帳は納品物だから、キレイに製本して渡さなければならない」
という既成概念が支配しています。
私も最初に勤めた事務所では、総勘定元帳の穴あけやすべての勘定科目および補助科目ごとのインデックスシール貼り作業で深夜まで残業など…。正直なところ、なんでこんな生産性のないものに半日以上かける必要があるのかと思っていました。
今思い出してもこういう作業が会計事務所で働く際のブラック化の一端になっていると思います。
何より、こういった作業というのはお客様たちからも特に感謝されません。毎度、分厚い総勘定元帳を渡されて憂鬱になっている事でしょう。
そんな総勘定元帳を誰がありがたがるのでしょうか？
「いや～この交際費の一覧の元帳を見るのが楽しみで」
なんて人はよっぽどの物好きででしょう。
兎にも角にも世の中の流れはペーパーレスであり、申告書もPDF等でも何ら問題ございません。
税務調査があった時に総勘定元帳は印刷すれば良い
こんな事を言うと、
「そんな事をしたら、総勘定元帳は税務調査があった時に必要だぞ！どうするんだ！！」
という人がいるでしょう。
それはもう、税務調査が行われる際に印刷すれば良い事です。
自分のお客様はみな税務調査があったときに印刷していただいておりますが、今までそれで注意された事はありません。
そんな事をしたら税務署の心象が悪い？
いえいえ、このスタイルで昨日も見事に「是認（税務調査を行ったが、問題無し）」をいただきました。
因みにそのお客様は前回の税務調査も、そして今回の税務調査も印刷した元帳はA4用紙に2アップ（一面に2ページ）印刷＆両面刷りです。
つまりは元帳のみやすさ等では税務調査の結果に影響することは無いと実証できたとも言えます。
まとめ
紙の保存場所というのは、独立して自ら事務所を開いてから余計に無駄なスペースを取るなと感じています。
そんな貴重なスペースに7年分の申告書や総勘定元帳のスペースを取るのは勿体ないです。
すべて電子で保存する方法もあるのですが、税務署に届出をしたりする必要があります。ただ、それをやるならば請求書から何からすべてを電子で保存しないとコスパは良くないかなと個人的には思っています。
→こちらは改正により現在は届出が不要など色々と変わっております。
とりあえず、毎年紙で申告書と総勘定元帳をいただく方は、顧問税理士に「今年から総勘定元帳や申告書はPDFでいただきたい」と言われてみてはいかがでしょうか？
少なくとも、税理士を変更して解約する時には、必ず総勘定元帳はもらうようにしてくださいね！
※税理士変更で移ってきて、総勘定元帳をもらっていないお客様もよくいらっしゃいますので。
こういった事もはじめとして弊所では経理周りの業務効率化（最近流行りの言い方ですとDX化）も得意としております。
特に会計業務につきましてはクラウド会計（特に会計freeeやマネーフォワードクラウド会計）の推進を行っております。
会計事務所専用システムだと税理士が試算表を作ってくれるまでは自社の業績がブラックボックスという場合も多く。クラウド会計の導入でほぼリアルタイムで業績を把握する事が可能となります。
会計システムの乗り換えも含めた税理士変更も多く経験しておりますので、ぜひともそういったご相談もお問い合わせ下さいませ。